De inrichting van onze gemeentelijke processen, en met name de interne beheersing hierin, zijn een belangrijk aspect voor hoe de gemeente haar burgers bediend. De raad stelt hiervoor kaders op en het college en de ambtelijke organisatie voert haar processen binnen deze kaders uit (de organisatie handelt rechtmatig). In de gemeentelijke financiële verordening wordt hierbij een belangrijke rol gegeven aan het College van B&W. Het College moet jaarlijks zorgen voor een interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen, oftewel handelen wij in lijn met de gestelde kaders. Vanaf 2022 is een project 'procesoptimalisatie' opgestart waarbij in de komende jaren alle belangrijke processen onder de loep worden genomen. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar rechtmatigheid, maar onder andere ook naar efficiëntie, effectiviteit en mogelijkheden van automatisering.
De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) heeft als taak het toetsen van de belangrijkste financiële bedrijfsprocessen. Hierbij is de focus in welke mate de opzet, het bestaan en de werking van de interne controlemaatregelen voldoende borging biedt voor de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in een jaar. Deze toetsing is tweeledig. Allereerst betekent dit dat processen beoordeeld worden om in beeld te krijgen waar beheershandelingen zijn ingeregeld die onrechtmatig handelen voorkomen (en waar niet). Daarnaast wordt over het jaar getoetst in hoeverre rechtmatig gehandeld is. Hierbij wordt getoetst of de uitkomst van de processen rechtmatig zijn. Dit is de derde line of defence in het Three lines of defence model. De eerste lijn ligt binnen de afdeling zelf en de tweede lijn bij de control adviseurs.
De kwaliteit van de VIC-werkzaamheden wordt op een zodanig hoog niveau uitgevoerd dat voldaan wordt aan het ambitieniveau dat college en raad wensen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Door het inhuren van externe deskundigheid op dit gebied kan hieraan worden voldaan. De rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt - voorzover nu bekend - voor het eerst verplicht bij de jaarrekening 2023.
